Depuis le tout début, chez CLEIO, nous privilégions une approche qui nous permet de mener nos projets de manière efficace, même quand ils demandent plusieurs expertises et impliquent la participation de plusieurs équipes. C’est ça qui fait notre force et notre réputation et qui nous a, entre autres, permis de devenir un des leaders dans le développement de produits médicaux au Canada. Au cours des trois dernières années, les choses ont beaucoup changé pour CLEIO.
- Un besoin d’expertises variées, nécessitant la participation d’un plus grand nombre d’équipes et de personnes qui doivent collaborer efficacement
- Des échéanciers plus longs, qui mènent à plus de possibilités d’ajustements et de changements en cours de projet, avec les risques d’imprévus que cela peut poser
- Des budgets plus importants à répartir adéquatement entre les différentes équipes et étapes du projet pour obtenir la meilleure valeur possible pour le client
Dans ce contexte, nous nous sommes retrouvés avec un triple défi:
- Comment arriver à mener ces projets d’envergure avec la même efficacité et la même agilité que nous démontrons lors des mandats plus courts?
- Comment faire en sorte que nos équipes parviennent à bien travailler ensemble malgré le nombre de personnes impliquées et la distance?
- Comment gérer les besoins en ressources de façon à ce que les experts requis pour un projet soient disponibles en temps opportun?
En plus, dans notre volonté d’apporter encore plus à nos clients, nous nous sommes lancé un défi supplémentaire : comment contribuer davantage à leur succès en les aidant à concevoir les produits médicaux qui répondent le mieux aux besoins du marché?
Et à travers tout cela, nous gardions toujours en tête un grand objectif : avoir des processus communs, une uniformité à travers toute l’entreprise pour que le client, dans toutes ses interactions avec nous, sente qu’il collabore avec une seule compagnie et non avec différentes équipes.
Quelques initiatives qui portent déjà fruit
Pour arriver à relever ces défis et renforcer notre efficacité et notre agilité dans ce contexte d’expansion, nous avons investi 300 000 $ en amélioration continue. Ce montant a servi à déployer, fin 2022, un processus visant, dans un premier temps, à identifier les besoins liés à la croissance, puis à cibler et mettre en place les initiatives stratégiques visant à y répondre.
Création du bureau de gestion de projet (PMO)
Gérer de petits projets, ça ne pose aucun problème pour nos experts techniques qui savent très bien s’en charger. Par contre, dans les projets de plus grande envergure, ça devient un travail à temps plein. Nous avons donc préféré confier leur gestion à des spécialistes. Et, c’est pourquoi nous avons mis sur pied un bureau de gestion de projet (PMO).
En créant ce bureau, nous avons formé une équipe de gestionnaires provenant de l’interne, mais aussi recrutés à l’externe, apportant avec eux des expériences et des idées nouvelles. Ils ont d’abord pour mission d’encadrer les équipes impliquées dans les mandats plus complexes.
Le bureau de gestion de projet pousse son engagement encore plus loin. Depuis sa formation, il a aussi établi et déployé des pratiques communes à travers toute l’entreprise et a développé des outils pour améliorer l’efficacité et l’uniformité des façons de faire.
Révision des rôles et responsabilités
Le succès d’un projet, surtout dans un domaine hyper normé comme celui de la conception de dispositifs médicaux, repose sur le travail d’une foule de gens qui doivent collaborer efficacement ensemble. Dans ce contexte, il est donc important que chacun sache précisément quel est son rôle dans le projet et les responsabilités qui y sont rattachées. Et surtout, il faut s’assurer qu’aucun aspect du projet ne se retrouve orphelin.
Alors que nos clients nous font confiance avec des projets de plus en plus gros et qui exigent des expertises multiples, nous avons décidé de faire un inventaire exhaustif des responsabilités inhérentes à notre processus IDEAL de développement de produits.
À partir de là, nous avons pu regrouper les responsabilités à l’intérieur de sept grands groupes qui correspondent chacun à un rôle bien défini. Cela nous a permis de créer une matrice des rôles et responsabilités associés au développement des projets. Ainsi, tout le monde chez CLEIO peut clairement voir ce qui est attendu de lui.
Révision du processus de gestion de la capacité des ressources humaines
Nous utilisions déjà, chez CLEIO, un outil d’allocation des ressources, mais nous devions trouver des façons de faire mieux adaptées à notre nouvelle réalité. Pour cela, nous avons commencé par définir des indicateurs clés de performance (KPI) propres à chacun des intervenants. Ces indicateurs nous permettent d’avoir une meilleure compréhension de nos capacités et des taux d’occupation de nos experts.
Nous avons aussi mis en place un processus qui sert un double objectif. Premièrement, permettre à l’équipe des ventes de connaître la charge de travail actuelle et à venir des personnes qui possèdent les expertises requises par les nouveaux projets. Et deuxièmement, faire savoir à l’avance à l’équipe des opérations quelles expertises et compétences seront sollicitées.
Nous avons ainsi réussi à faire évoluer notre ancien outil pour le transformer en un processus complet de gestion de la capacité des ressources humaines, qui implique aussi bien l’équipe des ventes que le bureau de gestion de projet (PMO) et les directions des diverses équipes. Grâce à ce processus, nous avons une vision complète à long terme des besoins en expertises de chaque projet et nous pouvons mieux planifier nos embauches et cibler les profils recherchés.
Redéfinition de notre offre en stratégie d'innovation
Au fil des années, nous avons découvert que nous pouvions faire plus que simplement accompagner nos clients dans la conception de leurs produits. Grâce à notre expérience et à notre expertise, nous pouvons les aider à développer des produits médicaux qui vont avoir un réel impact. C’est pour cela que nous avons ajouté la stratégie d’innovation à notre offre de service. Et c’est aussi pour cela que, dans le cadre de notre processus d’amélioration continue, nous avons décidé d’accroître notre expertise dans ce domaine.
CLEIO a la chance de pouvoir compter dans ses rangs des spécialistes de la stratégie d’innovation. Par contre, il fallait réussir à transmettre leur expertise partout dans l’entreprise. À travers divers événements (présentations, discussions, consultations), la valeur de la stratégie d’innovation a fini par être bien intégrée par tout le monde.
Aujourd’hui, c’est devenu un réflexe pour chacun chez CLEIO de faire la promotion de la stratégie d’innovation et de l’intégrer à notre processus de développement de produit. Notre équipe des ventes est ainsi mieux outillée pour montrer aux clients potentiels comment la stratégie d’innovation est un investissement qui peut faire la différence entre concevoir un bon produit et concevoir un produit qui a du succès sur le marché.
Déjà, certains clients ont pu mesurer tous les avantages qu’il y a à consacrer une partie de leur budget à établir une stratégie d’innovation.
Le début d’un grand mouvement d’amélioration continue
Grâce au développement des différentes initiatives stratégiques, nous avons, non seulement, amélioré notre efficacité organisationnelle, mais nous avons aussi mis en place des outils qui vont, à long terme, nous permettre de continuer à toujours faire mieux.
