Méthodologie

Pourquoi nous avons investi plus de 300k$ en amélioration continue

Rédigé par
Christian

Depuis le tout début, chez CLEIO, nous privilégions une approche qui nous permet de mener nos projets de manière efficace, même quand ils demandent plusieurs expertises et impliquent la participation de plusieurs équipes. C’est ça qui fait notre force et notre réputation et qui nous a, entre autres, permis de devenir un des leaders dans le développement de produits médicaux au Canada. Au cours des trois dernières années, les choses ont beaucoup changé pour CLEIO.

L’entreprise, qui était déjà sur une lancée, a connu une croissance remarquable qui a fait grossir notre équipe pour atteindre aujourd’hui presque 100 employés qui travaillent dans nos bureaux de Trois-Rivières, Montréal et Laval, ainsi qu’aux États-Unis. À cela s’est ajoutée, comme pour beaucoup d’autres organisations, la nouvelle réalité du télétravail.
Et puis les mandats qui nous sont confiés sont devenus, eux aussi, de plus en plus importants et complexes, avec les enjeux que cela représente :

Dans ce contexte, nous nous sommes retrouvés avec un triple défi:

En plus, dans notre volonté d’apporter encore plus à nos clients, nous nous sommes lancé un défi supplémentaire : comment contribuer davantage à leur succès en les aidant à concevoir les produits médicaux qui répondent le mieux aux besoins du marché?

Et à travers tout cela, nous gardions toujours en tête un grand objectif : avoir des processus communs, une uniformité à travers toute l’entreprise pour que le client, dans toutes ses interactions avec nous, sente qu’il collabore avec une seule compagnie et non avec différentes équipes.

Quelques initiatives qui portent déjà fruit

Pour arriver à relever ces défis et renforcer notre efficacité et notre agilité dans ce contexte d’expansion, nous avons investi 300 000 $ en amélioration continue. Ce montant a servi à déployer, fin 2022, un processus visant, dans un premier temps, à identifier les besoins liés à la croissance, puis à cibler et mettre en place les initiatives stratégiques visant à y répondre.

En tout, ce sont plus de 30 personnes, à tous les niveaux de l’entreprise, qui ont participé (et participent encore) à l’élaboration et au déploiement des différentes initiatives stratégiques.
À ce jour, quatre initiatives sont complétées et donnent déjà des résultats alors qu’une douzaine d’autres sont en cours, à différentes étapes de développement.
investi à l'interne
0 $
initiatives stratégiques créées
0 +
participants
0 +

Création du bureau de gestion de projet (PMO)

Gérer de petits projets, ça ne pose aucun problème pour nos experts techniques qui savent très bien s’en charger. Par contre, dans les projets de plus grande envergure, ça devient un travail à temps plein. Nous avons donc préféré confier leur gestion à des spécialistes. Et, c’est pourquoi nous avons mis sur pied un bureau de gestion de projet (PMO).

En créant ce bureau, nous avons formé une équipe de gestionnaires provenant de l’interne, mais aussi recrutés à l’externe, apportant avec eux des expériences et des idées nouvelles. Ils ont d’abord pour mission d’encadrer les équipes impliquées dans les mandats plus complexes.

Grâce à eux, nous avons pu mener avec succès des projets d’une valeur de plusieurs millions de dollars qui ont nécessité l’apport d’une quinzaine de personnes (et même jusqu’à 30 personnes!).

Le bureau de gestion de projet pousse son engagement encore plus loin. Depuis sa formation, il a aussi établi et déployé des pratiques communes à travers toute l’entreprise et a développé des outils pour améliorer l’efficacité et l’uniformité des façons de faire.

Avec une équipe d’experts du domaine, nous nous assurons que les meilleures décisions sont prises à toutes les étapes de chaque projet.

Révision des rôles et responsabilités

Le succès d’un projet, surtout dans un domaine hyper normé comme celui de la conception de dispositifs médicaux, repose sur le travail d’une foule de gens qui doivent collaborer efficacement ensemble. Dans ce contexte, il est donc important que chacun sache précisément quel est son rôle dans le projet et les responsabilités qui y sont rattachées. Et surtout, il faut s’assurer qu’aucun aspect du projet ne se retrouve orphelin.

Alors que nos clients nous font confiance avec des projets de plus en plus gros et qui exigent des expertises multiples, nous avons décidé de faire un inventaire exhaustif des responsabilités inhérentes à notre processus IDEAL de développement de produits.

À partir de là, nous avons pu regrouper les responsabilités à l’intérieur de sept grands groupes qui correspondent chacun à un rôle bien défini. Cela nous a permis de créer une matrice des rôles et responsabilités associés au développement des projets. Ainsi, tout le monde chez CLEIO peut clairement voir ce qui est attendu de lui.

À travers cet exercice, nous avons également fait un constat : pour pouvoir continuer à offrir la même qualité de service à nos clients, nous devions mettre en place une équipe d’ingénierie système au sein de notre organisation. Et c’est ce que nous avons fait!

Révision du processus de gestion de la capacité des ressources humaines

Quand un client fait appel à nos services, nous voulons démarrer son projet le plus rapidement possible. Après tout, les milieux dans lesquels nos clients évoluent sont très compétitifs et personne n’a envie de mettre un projet sur la glace pendant des mois. Mais encore faut-il être certain qu’à chaque étape, nous aurons accès aux bons experts au bon moment.

Nous utilisions déjà, chez CLEIO, un outil d’allocation des ressources, mais nous devions trouver des façons de faire mieux adaptées à notre nouvelle réalité. Pour cela, nous avons commencé par définir des indicateurs clés de performance (KPI) propres à chacun des intervenants. Ces indicateurs nous permettent d’avoir une meilleure compréhension de nos capacités et des taux d’occupation de nos experts.

Nous avons aussi mis en place un processus qui sert un double objectif. Premièrement, permettre à l’équipe des ventes de connaître la charge de travail actuelle et à venir des personnes qui possèdent les expertises requises par les nouveaux projets. Et deuxièmement, faire savoir à l’avance à l’équipe des opérations quelles expertises et compétences seront sollicitées.

Nous avons ainsi réussi à faire évoluer notre ancien outil pour le transformer en un processus complet de gestion de la capacité des ressources humaines, qui implique aussi bien l’équipe des ventes que le bureau de gestion de projet (PMO) et les directions des diverses équipes. Grâce à ce processus, nous avons une vision complète à long terme des besoins en expertises de chaque projet et nous pouvons mieux planifier nos embauches et cibler les profils recherchés.

Redéfinition de notre offre en stratégie d'innovation

Au fil des années, nous avons découvert que nous pouvions faire plus que simplement accompagner nos clients dans la conception de leurs produits. Grâce à notre expérience et à notre expertise, nous pouvons les aider à développer des produits médicaux qui vont avoir un réel impact. C’est pour cela que nous avons ajouté la stratégie d’innovation à notre offre de service. Et c’est aussi pour cela que, dans le cadre de notre processus d’amélioration continue, nous avons décidé d’accroître notre expertise dans ce domaine.

CLEIO a la chance de pouvoir compter dans ses rangs des spécialistes de la stratégie d’innovation. Par contre, il fallait réussir à transmettre leur expertise partout dans l’entreprise. À travers divers événements (présentations, discussions, consultations), la valeur de la stratégie d’innovation a fini par être bien intégrée par tout le monde.

Aujourd’hui, c’est devenu un réflexe pour chacun chez CLEIO de faire la promotion de la stratégie d’innovation et de l’intégrer à notre processus de développement de produit. Notre équipe des ventes est ainsi mieux outillée pour montrer aux clients potentiels comment la stratégie d’innovation est un investissement qui peut faire la différence entre concevoir un bon produit et concevoir un produit qui a du succès sur le marché.

Déjà, certains clients ont pu mesurer tous les avantages qu’il y a à consacrer une partie de leur budget à établir une stratégie d’innovation.

Le début d’un grand mouvement d’amélioration continue

Grâce au développement des différentes initiatives stratégiques, nous avons, non seulement, amélioré notre efficacité organisationnelle, mais nous avons aussi mis en place des outils qui vont, à long terme, nous permettre de continuer à toujours faire mieux.

Aujourd’hui, ce grand mouvement se poursuit, porté par notre équipe d’amélioration continue. Nous réévaluons ainsi sans cesse les propositions d’initiatives stratégiques en fonction des besoins de l’entreprise pour établir de nouvelles priorités.

Auteur et collaborateurs

Rédigé par
Christian

Infolettre et Monthly Digest

Abonnez-vous pour recevoir notre contenu directement dans votre boîte courriel.

Articles que vous pourriez aimer

Au top ce mois-ci

Développement de logiciels pour dispositifs médicaux: Guide complet

Développement de produits

La valeur du design dans le développement de dispositifs médicaux

Événements

CLEIO organise une journée pour les startups en MedTech au Centech

Au top ce mois-ci

Développement de logiciels pour dispositifs médicaux: Guide complet

Développement de produits

La valeur du design dans le développement de dispositifs médicaux

Want your innovative ideas to create a positive impact?

Answer a few questions and get a free, no-strings-attached, 45-minute consultation with our industry-leading experts